« poprzedni punkt  następny punkt »


2. Dokumenty księgowe i ich klasyfikacja

Dowody księgowe powinny być wystawione w języku polskim. Otrzymane dowody źródłowe obce (wystawione w obcym języku) nie muszą być przetłumaczone na język polski. Konieczność ich przetłumaczenia może wystąpić dopiero wówczas, gdy takie będzie żądanie władz skarbowych lub biegłych rewidentów. Reguluje to art. 21 ust. 5 Ustawy o rachunkowości. Dowody księgowe dzielą się na dowody źródłowe obce, dowody zewnętrzne własne oraz dowody wewnętrzne.

Dowody źródłowe obce, przedsiębiorstwo otrzymuje od swoich kontrahentów, np. za zakupione materiały budowlane lub usługi.

Dowody własne zewnętrzne przygotowywane są dla kontrahentów przedsiębiorstwa i im w oryginale przekazywane. Mogą to być faktury za sprzedane towary, usługi itp.

Dowody wewnętrzne mają za zadanie zarejestrowanie zdarzeń gospodarczych zachodzących wewnątrz przedsiębiorstwa, w wyniku prowadzonej działalności gospodarczej.

Podstawą księgowania w przedsiębiorstwie mogą być również dowody księgowe zbiorcze, korygujące, i zastępcze rozliczeniowe. Przygotowywanie tych dokumentów określa art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości.

Dowody zbiorcze, wykorzystywane są do łącznego (sumarycznego) księgowania zbioru dowodów księgowych. W dowodzie zbiorczym muszą być wymienione wszystkie pojedyncze dokumenty źródłowe, będące podstawą sporządzenia dokumentu zbiorczego. Przykładem może być księgowanie dokumentów: kasa wypłaci lub kasa przyjmie. Wymienione dowody mogą być podstawą i załącznikiem raportu kasowego.

Dowody korygujące, są stosowane do dokonania korekty wcześniejszych, błędnie dokonanych zapisów. Wykorzystywane są często do korygowania błędnego podatku VAT.

Dowody rozliczeniowe są sporządzane wówczas, gdy zaistnieje potrzeba dokonania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji, np. sprzedawanych produktów.

Potrzeba sporządzania dokumentów zastępczych wynika z braku dokumentu źródłowego. Są one podstawą księgowania i muszą być do wymienione na zewnętrzny obcy dowód księgowy.

Obecnie istnieje możliwość wykorzystania w księgowości elektronicznych, cyfrowych dowodów księgowych oraz podpisu elektronicznego. Wykorzystanie tych dokumentów i podpisu elektronicznego może mieć miejsce przy prowadzeniu księgowości skomputeryzowanej. Nie jest to nadal powszechne.

Elektroniczne dowody księgowe są powszechnie uznawane na rynku międzybankowym i stosowane do dokumentacji operacji międzybankowych. Za dowody te uznaje się również informacje uzyskane poprzez komputerowe opracowanie danych zawartych już w księgach. W tym przypadku konieczne jest spełnienie podczas rejestrowania tych zapisów określonych warunków. Dowody te muszą mieć czytelną postać, zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Sporządzane mogą być wówczas, gdy jest możliwe stwierdzenie źródła pochodzenia tych dokumentów. Ponadto musi być możliwe ustalenie osób odpowiadających za wprowadzenie cyfrowych dowodów księgowych. Przyjęta procedura zapewniać musi możliwość sprawdzenia poprawności konkretnych danych oraz kompletności zapisów. Konieczne jest, ażeby dane źródłowe były odpowiednio chronione w miejscu ich powstawania. Sposób przechowywania dowodów księgowych i książek rachunkowych ma zapewniać ich niezmienność przez okres wymagany przy przechowywaniu dowodów księgowych, który zgodnie z ustawą wynosi pełnych pięć lat.

Dowód księgowy musi charakteryzować się następującymi cechami: musi być jasny, czytelny i jednoznacznie określający zaistniałe zdarzenie gospodarcze.

Ponownie podkreślamy, że w księgowości nie można dokonać zapisu bez dokumentu księgowego.

Dowód księgowy niezależnie od jego rodzaju powinien zawierać następujące dane:

Wyróżniamy różne rodzaje klasyfikacji dokumentów księgowych. Bardzo istotna i przydatna jest merytoryczna klasyfikacja dokumentów księgowych. Jej przydatność i zakres prezentuje prof. R. Manteuffel (1961). W ramach merytorycznej klasyfikacji dokumentów wyróżnia się trzy ich podstawowe grupy. Pierwsza grupa dokumentów. Zadaniem tej grupy dowodów księgowych jest udokumentowanie stanu środków i zobowiązań przedsiębiorstwa na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Udokumentowanie to jest dokonywane na podstawie przeprowadzonego spisu z natury.

Druga grupa. Dokumenty tej grupy mają za zadanie uchwycenie zmian w stanie posiadanych aktywów i zobowiązań oraz prowadzenie ewidencji przebiegu procesu produkcji, działalności handlowej lub usług. Okresem obrachunkowym jest zwykle rok obrachunkowy. Rokiem obrachunkowym może być rok kalendarzowy lub gospodarczy. W przypadku zorganizowania przedsiębiorstwa w trakcie trwania roku obrachunkowego okres omawianej ewidencji może być inny.

Trzecia grupa. Celem tej grupy dowodów księgowych jest uchwycenie stanu posiadanych aktywów i zobowiązań podmiotu gospodarczego na ostatni dzień kończącego się roku obrachunkowego lub też na ostatni dzień prowadzenia działalności przedsiębiorstwa w przypadku zakończenia przez nie działalności gospodarczej. Dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednoznacznie określa Ustawa o rachunkowości. Dniem tym nie musi być jedynie ostatni dzień roku kalendarzowego. Może to być każdy dzień roku.

W ramach omówionej klasyfikacji merytorycznej dokumentów księgowych pierwsza i druga grupa sporządzana jest na podstawie inwentaryzacji posiadanych w przedsiębiorstwie aktywów i zobowiązań. Przeprowadzona inwentaryzacja jest podstawą sporządzenia inwentarza. Inwentaryzację i inwentarz omówiono szczegółowo w dalszej części wykładu.

Druga grupa dokumentów, której zadaniem jest przedstawienie zmian w stanie aktywów, zobowiązań przedsiębiorstwa oraz ujęcie ewidencji przebiegu procesu produkcji. Druga grupa obejmuje następujące grupy dokumentów księgowych:

Do grupy dokumentów dotyczących ewidencji środków trwałych zaliczamy następujące dowody księgowe (a nawiasach podano symbole dokumentów):

Do grupy dokumentów dotyczących ewidencji gospodarki magazynowej należą:

Bardzo istotne są dowody dotyczące ewidencji działalności finansowej, zarówno rozliczeń gotówkowych jak i bezgotówkowych. Zaliczamy do tej grupy:

Ważne są równie należące do drugiej grupy dowody dotyczące ewidencji pracy i płac, a mianowicie:

Przedstawione grupy dokumentów określają jednoznacznie cel ich wystawienia. Dotyczyć one mogą wydania, przyjęcia, wypłaty lub przyjęcia gotówki do kasy i różnych przychodów finansowych w obrocie bezgotówkowym wymaganych do uznania konta sprzedaży.

Ponadto przy prowadzeniu ewidencji księgowej mogą być wykorzystywane, w zależności od potrzeb, następujące dokumenty:

Wymieniono dowody księgowe powszechnie używane są w ewidencji księgowej. Stosuje się również inne dokumenty księgowe, które są sporadycznie wykorzystywane w ewidencji księgowej.


« poprzedni punkt  następny punkt »