Elektroniczna wymiana danych (Electronic Data Interchang - EDI) polega na wymianie standaryzowanych elektronicznych dokumentów handlowych, m.in. przez wykorzystanie sieci Internet między partnerami biznesowymi. EDI jest wykorzystywane w handlu elektronicznym w segmencie Business-to-Business, dlatego tymi systemami zainteresowały się najpierw wielkie firmy. Częstotliwość zawierania kontraktów i przeprowadzania rozmów handlowych w międzynarodowych koncernach jest wysoka, a więc i oszczędności uzyskiwane dzięki korzystaniu z EDI są duże, np. w postaci redukcji kosztów własnych ponoszonych na łączność i wymianę informacji między firmami. Małe i średnie firmy zaczęły wprowadzać EDI trochę później, częściowo w wyniku presji ze strony dużych firm, których są partnerami (dostawcami, pośrednikami, odbiorcami).

Wyróżnia się następujące rodzaje dokumentów EDI:

• handlowe: katalogi, zamówienia, faktury itp.;
• przewozowe: zlecenia transportowe, aviso dostaw itp.;
• finansowe: przelewy, informacje o operacjach bankowych.

Etapy komunikacji EDI obejmują takie czynności, jak:

• gromadzenie danych - wprowadzanie ręcznie, importowanie z gotowych baz danych lub arkuszy kalkulacyjnych;
• konwersja takiego pliku na standard EDI (z odpowiednim podziałem na elementy składowe dokumentu EDI);
• umieszczenie dokumentu EDI w skrzynce nadawczej klienta poczty e-mail;
• wysłanie przez sieć VAN lub sieć Internet do skrzynki odbiorczej adresata;
• odebranie wiadomości przez adresata i dokonanie konwersji otrzymanego dokumentu EDI na format aplikacji, z której korzysta.

Powstały trzy następujące generacje EDI:

Generacja I

• stosowanie głównie własnych rozwiązań oprogramowania;
• transmisja przez kosztowne sieci prywatne.

Generacja II

• postępująca standaryzacja: EDI-FACT, ANSI X12;
• wykorzystanie sieci VAN (Value-Added Network) jako medium transportowego między różnymi systemami;
• zastosowanie lepszej i tańszej transmisji danych.

Generacja III

• wykorzystanie sieci Internet do transmisji dokumentów jako najtańszego medium o zasięgu ogólnoświatowym.

Ujednolicenie formatu przesyłanych informacji i danych jest najważniejszym i niezbędnym czynnikiem warunkującym rozwój i korzystanie z EDI. Partnerzy wykorzystują do tego celu jednakowe standardy i oprogramowanie, umożliwiające ich tworzenie. Handel elektroniczny ma charakter globalny, niezbędna jest więc standaryzacja o zasięgu międzynarodowym. W różnych organizacjach międzynarodowych (UE, WTO, OECD itd.) powołano specjalne komórki zajmujące się nadzorowaniem EDI oraz jej standaryzacją. Opracowano standardy EDI: EDI-FACT - popierany przez UE i ONZ - standard międzynarodowy oraz ANSI X12 - standard amerykański. Powstały także nowe inicjatywy, których celem jest utworzenie standardu na podstawie XML, tzn. XML-EDI. Ponieważ XML jest zbyt elastyczny, inicjatywy standaryzacyjne miały na celu ukierunkowanie tej elastyczności, aby można było wymieniać informacje dowolnego typu, informacje jednego typu były tak samo reprezentowane (np. Electronic Business XML - ebXML). Oprócz rozwiązań ogólnych, pojawiły się rozwiązania branżowe, które standaryzują konkretne komunikaty, np. SWIFT, RosettaNet, Automotive Industry Action Group, Health Level Seven,Open Travel Alliance.

Tabela 1. Elementy składowe dokumentu EDI

Przemysł motoryzacyjny, przemysł elektroniczny oraz transport są sektorami gospodarki, w które w największym stopniu doceniły elektroniczną wymianę dokumentów. Kraje, w których odnotowano największe wykorzystanie EDI odnotowano w USA i krajach Europy Zachodniej (Wielkiej Brytanii, Niemiec i Holandii).

Korzyści, wynikające z zastosowania EDI, są następujące:

• oszczędności - redukcja kosztów własnych ponoszonych na łączność i wymianę informacji między firmami;
• wzrost efektywności:
• system produkcji JIT (just-in-time)- dostarczanie części do produkcji wprost na linie produkcyjne.
• system precyzyjnego zaopatrzenia i dostaw (Lean Supply) - realizacja dostaw na żądanie.

• możliwość uzyskania przewagi nad konkurencją;
• szybsza reakcja na zmiany i potrzeby;
• wprowadzenie EDI w węższym zakresie (jedynie przesyłanie dokumentów i informacji), co nie wymaga żadnych zmian ani w strukturze organizacyjnej firmy, ani w metodach jej działania;
• znaczenie symboliczne - korzystanie z EDI jest wyrazem zaufania do partnera handlowego i chęci długoletniej współpracy.

Problemy związane z zastosowaniem EDI są następujące:

• duże zróżnicowanie poszczególnych sektorów gospodarki i konieczność stosowania rozwiązań branżowych;
• wypracowanie własnych standardów międzynarodowych przez niektóre kraje, np. UKEDI w Wielkiej Brytanii;
• niełatwe współdziałanie w skali międzynarodowej;
• konflikt interesów poszczególnych grup użytkowników ;
• konieczność zmiany przyzwyczajeń;
• duże koszty wprowadzenia EDI w niektórych regionach, bez pomocy państwa jest to czasem bariera nie do pokonania dla małych i średnich firm.